Administratie bewaren?

Ben je verplicht om bepaalde stukken te bewaren? En zit er verschil tussen zakelijke of privé-administratie?

Er is geen wettelijke bewaartermijn voor bankafschriften. Je bent dus niet verplicht om ze te bewaren.

Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal vijf jaar te bewaren. De belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Dan is het handig als je je oude bankafschriften nog hebt.

Afgezien van de belastingdienst zijn er nog meer redenen om je oude rekeningafschriften te bewaren:

Ze kunnen dienen als garantiebewijs (handig als je het bonnetje niet hebt bewaard)

Je kunt ze gebruiken als aankoopbewijs als je een schadeclaim indient

Je kunt bewijzen dat je bepaalde dingen hebt betaald, zoals premies voor een verzekering

Gelukkig is het niet nodig om hele mappen met papieren rekeningafschriften te bewaren. Tegenwoordig heb je namelijk ook nog je digitale administratie. Je kunt via internetbankieren alles terugzoeken.

Let er wel op dat het per bank verschilt hoe ver je terug kunt kijken in je bankafschriften. Als je verder wilt terugkijken dan mogelijk is bij je bank, dan kun je die oude bankafschriften opvragen (mogelijk brengt de bank hier wel kosten voor in rekening).

Net als bij bankafschriften, is het verstandig om je belastingpapieren minimaal 5 jaar te bewaren. De belastingdienst kan tot 5 jaar terug belasting navorderen. Ook kan de belastingdienst na je belastingaangifte nog bewijsstukken opvragen. 

Ben je ondernemer? Dan ben je wettelijk verplicht om je belasting-administratie minimaal 7 jaar te bewaren (dit noemen we de fiscale bewaarplicht).

Het is verstandig om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel pensioen je inmiddels hebt opgebouwd. Ook zijn oude pensioenoverzichten handig om te hebben als je bijvoorbeeld vermoedt dat er een foutje is gemaakt. Zo heb je altijd alles gemakkelijk bij de hand en kun je checken of alles wel klopt.

Heb je je oude pensioenoverzichten niet bewaard? Via mijnpensioenoverzicht.nl krijg je inzicht in de actuele status van je pensioen, bij de verschillende uitvoerders waar een pensioenaanspraak aanwezig is.

Je verzekeringspapieren hoef je over het algemeen niet lang te bewaren. Voor de veel verzekeringen ontvang je jaarlijks een nieuw polisblad, bijvoorbeeld voor je schadeverzekering. De polissen van voorgaande jaren kun je dus weggooien zodra je nieuwe verzekeringspapieren hebt ontvangen. Dit gebeurt soms na de aankondiging van een verlening (bijvoorbeeld bij je zorgverzekering), dus wacht dan even de nieuwe polispapieren voor dat jaar af. Het meest recente polisblad bevat alle gegevens die je nodig hebt. Polisvoorwaarden krijg je overigens wel maar eenmalig toegestuurd.

Dat geldt ook voor het polisblad van je levensverzekering. Deze ontvang je maar één keer, dus bewaar deze goed. Veel van deze gegevens ontvang je tegenwoordig via e-mail. Sla digitale polissen op in een aparte map op je computer, in de cloud of natuurlijk in de digitale omgeving van FinDash! (Financieel Inzicht 2.0)

Heb je een levensverzekering met winstdeling? Dan krijg je daar ieder jaar een winstbrief van. Je ontvangt deze brief in de periode mei tot en met september.

Deze winstbrief is iets anders dan een polisblad. Bewaar beide documenten dus goed. Je hoeft ze niet van alle jaren te bewaren, tenzij je het overzicht wilt hebben van de winstdelingsbedragen over een langere periode. 

Dan is er nog je overige administratie, zoals garantiebewijzen, handleidingen en contracten.

Garantiebewijzen zijn natuurlijk altijd erg belangrijk om goed op te bergen. Mocht er iets kapot gaan binnen de garantieperiode, dan kun je het product laten repareren.

Handleidingen hoef je niet per se te bewaren. Deze kun je bijna allemaal wel online vinden.

Het is handig om contracten te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan je arbeidsovereenkomst, huurcontract of contracten van je energieleverancier of telefoonprovider. Zorg dat je deze gegevens altijd bewaart. Kan dus ook in onze FinDash omgeving.

Hierboven stipten we het al even aan: de bewaarplicht geldt niet voor privé-administratie. Als particulier ben je dus niet wettelijk verplicht om je administratie te bewaren.

Maar, zoals we ook al zagen: het is wel verstandig om je privé-administratie te bewaren. Hoe lang je het moet bewaren, hangt af van de papieren. Een polis voor een schadeverzekering kun je ieder jaar vervangen als je een nieuwe krijgt. Bankafschriften kun je het beste minimaal vijf jaar bewaren.

Als ondernemer heb je een wettelijke plicht om je zakelijke administratie te bewaren. 

Dit noemen we de fiscale bewaarplicht.

Als ondernemer ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Denk daarbij aan dingen als:

in- en verkoopadministratie

loonadministratie

grootboek

administratie van debiteuren en crediteuren

voorraadadministratie

gegevens over onroerende zaken

administratie van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten

Voor overige gegevens kun je afspraken maken met de belastingdienst om ze korter te bewaren dan 7 jaar. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je je zakelijke administratie bewaart (digitaal of op papier).

Zie je door de bomen het bos niet meer en weet je niet waar je moet beginnen als het gaat om je financiële administratie? Dan is er de mogelijkheid om onze hulp in te schakelen!

Als je weet dat de basis van je thuisadministratie staat, geeft dit niet alleen meer overzicht, maar ook meer rust.

Een goede start is het halve werk!